ABAHE Facebook ABAHE on Google+ ABAHE on Twitter ABAHE on Youtube ABAHE Online Chat ABAHE Forums ABAHE Ambassadors ABAHE Testimonials

أقسام الأكاديمية

مقرر أصول إدارة المكاتب

Office Management Fundamentals

تعتبر إدارة المكاتب من المهمات الأساسية التي تتواجد في أغلب المؤسسات لما لها من دور هام في تسهيل عمل الإدارة و تيسير متابعة تنفيذ المهمات الحقيقية و الاستغلال المناسب للوقت و لأهمية الدور الذي تقوم به إدارة المكاتب فقد اهتمت العديد من المؤسسات التعليمية بتأسيس برامج دراسية متخصصة في تدريب الراغبين بالعمل في هذا المجال على أهم الأسس التي تقوم عليها إدارة المكاتب و الدور القيادي الهام الذي ينفذه مدير المكتب و الذي يشرف على مجموعة من العاملين معه بمستوى فني مرتفع من الأداء بإدارة مهنية قوية و فكر متجدد و بحيث يقوم طاقم عمل ادارة المكتب بتنفيذ أغلب مهمات المدير بينما يختص المدير بالاهتمام بالمهمات الأساسية التي تستلزم الرأي أو التدخل الشخصي المباشر منه و يتمتع مدير المكتب بمجموعة من الصفات الهامة و الأساسية التي تمكنه من تأدية مهمات عمله بشكل احترافي و تتنوع تلك الصفات لتشمل المؤهل العلمي المناسب بالإضافة إلى الإلمام بالنظم و لوائح العمل الأساسية بالإضافة لتوافر مستوى ثقافي و إطلاع على الظروف و المتغيرات المحيطة و إتقان أكثر من لغة مع مجموعة من مهارات القيادة و التواصل مع الآخرين و تتضمن القدرة على توزيع المهمات و التواصل مع الإدارات الأخرى في المؤسسة و غيرها من الفنيات الواجب توافرها في مديري المكاتب.

كما تتضمن أصول إدارة المكاتب توضيح العديد من العناصر الأساسية المتضمنة في تنظيم العمل و تشمل تنظيم المعاملات و ترتيب الاجتماعات أو الفعاليات الأخرى التي تقوم بها المؤسسة مع تنظيم الوقت و الظهور المشرف كواجهة للمؤسسة التي يعمل بها مدير المكتب و احترام الآخرين و التواصل بشكل جيد و الإشراف على العاملين معه و الحفاظ على أسرار بيئة العمل و محاولة خلق أجواء إيجابية داخل المكتب و يتمتع مديرو المكاتب عادة بمجموعة من الصلاحيات التي ترتبط بالمسؤوليات التي يقومون بها و التي تساعدهم على تحقيق الأهداف و تمتد أهمية إدارة المكاتب إلى أن يحل مدير المكتب محل المدير عند غيابه لأي سبب من الأسباب و تتضمن أصول إدارة المكاتب تنسيق الرحلات و تصنيف البريد الوارد إلى مكتب المدير و الرد على ما يتطلب الرد عليه بالإضافة إلى اتباع البروتوكولات الرسمية الأساسية في استقبال الضيوف و الحديث مع الآخرين و ترتيب الإجراءات بشكل منظم بأقل نسب من الأخطاء بالإضافة لاعداد التقارير المتنوعة حول الموضوعات الأساسية التي يختص مدير المكتب بمتابعتها و رفعها للمدير في المواقيت المحددة لذلك في الجدول الزمني المتبع.

كما تشمل أصول إدارة المكاتب تنظيم مقابلات العمل و التشخيص للأخبار و الاتصالات الهامة و المساعدة في جمع المعلومات و تحليل البيانات المتنوعة باستخدام البرامج الحاسوبية المتنوعة و يتسم العمل في إدارة المكاتب بالموضوعية و عدم إصدار الأحكام بشكل متسرع و الحرص على التطوير المهني و الذاتي المستمر و الحرص على التفكير المنظم و الرؤية الواضحة للظروف و المتغيرات بالإضافة لمهارات إدارة العاملين و بما يحقق أهداف ادارة المكاتب في تأدية المهمات المطلوبة منها على النحو المطلوب.

 

المحتويات:

الوحدة الأولى

  • إدارة العلاقات
  • افهم نفسك قبل أن تحاول فهم الآخرين
  • ما الذي تعنيه العلاقة بين الرئيس والمساعد لصحتك ورفاهيتك
  • الصورة، والإدراك، والانطباعات الأولى
  • إدارة دولتك من العقل
  • المصافحة
  • الصورة المهنية
  • بداية العلاقة التجارية
  • ما الذي يتوقع من بعضنا البعض: تحديد المعالم
  • أساليب العمل
  • التواصل المستمر
  • الاقتراحات
  • كن سباقًا، وتوقع الاحتياجات، وكن مستعدًا وتجاوز التوقعات
  • كن مسؤولًا: افتخر بمستوى عالٍ من العمل
  • التعاطف
  • الصدق والنزاهة
  • الثقة
  • سياسة المكتب
  • كيف تدير رئيسك في العمل

الوحدة الثانية

  • مهارات التواصل
  • لغة الجسد
  • البصرية والسمعية والحسيُّ الحركة
  • المطابقة والانعكاس (العاكس)
  • التواصل بالعين
  • استخدام الفضاء
  • الجانب الأيمن "المؤثر"
  • الأيادي
  • الوضع
  • كيفية التأثير على "الكيمياء" بينك وبين رئيسك في العمل
  • التواصل عبر البريد الإليكتروني
  • مهارات الاستماع
  • مهارات الاستجواب
  • النميمة
  • آداب الهاتف
  • فهم الثقافات المختلفة والتواصل معها

الوحدة الثالثة

  • الثقة، والإيمان بالنفس، وتحديد الأهداف
  • ما هي الثقة؟
  • شعور الثقة
  • تصرف كما لو أنك واثقًا بنفسك
  • فكر بالأفكار الإيجابية
  • التركيز على نقاط القوة الخاصة بك وعزز ثقتك بنفسك
  • تقدير الذات، والوعي الذاتي، والإيمان بالنفس
  • العقول الواعية واللاواعية
  • "الأشباح السلبية" الداخلية و"المدرب الإيجابي" الداخلي
  • الخوف
  • أدوات لتغيير /لمحو أصوات الأشباح السلبية
  • قانون الجذب
  • قوة التعلم التجريبي
  • التعلم المستمر
  • أساليب التعلم
  • التقييمات والتغذية الراجعة (ردود الفعل)
  • خطوات حول كيفية تلقي النقد الإيجابي البناء
  • خطة التنمية الشخصية (PDP)
  • تحديد الأهداف
  • خطوات تساعدك على تحقيق أهدافك

الوحدة الرابعة

  • التعامل مع الأشخاص الصعبة الطباع وإدارة الصراعات
  • تقنية حل المشكلات
  • الإصرار
  • القواعد الأساسية للمناقشات
  • استراتيجيات لمساعدتك على التعامل مع الصراع والسمات الصعبة لرؤساء العمل
  • غير الطريقة التي تتفاعل بها من خلال استخدام التأكيدات
  • غضب البريد الإليكتروني
  • دراسات الحالة للحياة الواقعية بشأن كيفية التعامل مع رؤساء العمل الحادين /الصراع
  • الأنواع المختلفة من أساليب الإدارة

الوحدة الخامسة

  • الوقت والتنظيم وإدارة الضغط
  • إدارة الوقت /المهمة
  • إعطاء الأولوية لعبء العمل "لصوص الوقت"
  • المهارات التنظيمية
  • أهم النصائح لإدارة المواعيد النهائية
  • أهم 10 طرق لتوفير الوقت للتعامل مع البريد الإلكتروني
  • إدارة الضغط
  • إدارة الوقت وخفض مستويات الضغط
  • المشورة بشأن الضغط في جميع أنحاء العالم
  • مهارات إدارة المكاتب

الوحدة السادسة

  • تنظيم الاجتماعات والفعاليات
  • قبل الاجتماع: التحضير والخطة!
  • خلال الاجتماع /الفعالية
  • بعد الاجتماع: التقييم
86 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 86% (4082 Votes)

الماجستير التخصصي