ABAHE Online Chat ABAHE Forums ABAHE Facebook ABAHE Encyclopedia ABAHE Competition ABAHE Ambassadors ABAHE Mailing List ABAHE Testimonials

 

أنواع السكرتارية


•    السكرتارية الخاصة
•    السكرتارية المتخصصة
•    السكرتارية العامة 


أولا: السكرتارية الخاصة :


هو موظف يختاره رئيسه من ضمن جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة لثقة رئيسه وكفاءته وإخلاصه بالعمل


أعمال السكرتير الخاص :


•    استقبال الزوار وفق جدول محدد
•    الرد على المكالمات الهاتفية وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين
•    تنظيم وقت الرئيس خارج المنشأة
•    حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة
•    القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس من طباعة ، تصوير ، نسخ الوثائق والتقارير
•    اطلاع الرئيس على ما يهمه من موضوعات وأخبار التي تنشرها الصحف والمجلات
•    تقديم التقارير عن الموضوعات التي يحتاجها الرئيس
•    فرز رسائل العمل الخاصة بالرئيس والتنبيه إلي بعض الفقرات الهامة
•    مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر
•    مساعدة الرئيس في عقد المؤتمرات ن الاجتماعات ، الحفلات
•    ولكي يكون السكرتير الخاص ذا شخصية ناجحة موضع احترام الآخرين فإنه لابد من الابتعاد عن بعض العادات الغير مستحبة مثل : 


•    استعارة الأدوات الكتابية من الآخرين وإعادتها بحالة سيئة .
•    عدم الاكتراث بالعمل والتعود على الاعتذار عن الأخطاء بدون محاولة من جانبه لتفادي الوقوع فيها مرة أخرى .
•    تدخله في أعمال الآخرين ، وإزعاجهم بكثرة توجيه الأسئلة .
•    الأناقة الزائدة عن الحد للفت الأنظار .
•    التصنع في الحديث والحركات .
•    التحدث بصفة مستمرة عن نفسه وعائلته بأسلوب يتسم بالغطرسة والافتعال .
•    محاولة مقاطعة الغير أثناء الحديث .
•    الانطواء على النفس أو الابتعاد عن الآخرين وعدم الاختلاط بهم .

ثانيا السكرتارية المتخصصة


السكرتير المتخصص يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية مثل السكرتير الطبي ، السكرتير التعليمي ، السكرتير القانوني ، السكرتير الاقتصادي ، السكرتير الهندسي ، السكرتير الفني ، السكرتير الزراعي  ،  مدير المكتب .


أعمال السكرتير المتخصص :


•    دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم فني موجز
•    ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات والبيانات اللازمة له
•    الاطلاع على ما يستجد في مجال تخصص الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها إلي الرئيس
•    حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأدوات الفنية ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها 


أهم أنواع السكرتير المتخصص


مدير المكتب :


هو سكرتير متخصص يعمل بمكتب الرئيس ويعتبر من مراكز القوى بالمنشأة ويتمتع بمكانة عالية ونفوذ ملحوظ بصفته يعمل مع الرئيس


أعمال مدير المكتب  :


•    تلقى التعليمات من الرئيس والعمل على تنفيذها عن طريق الاتصال بالآخرين
•    البت في الرسائل الواردة وصياغة الردود المناسبة وعرض المهم فقط على الرئيس
•    التمتع بحق التوقيع على كافة الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس
•    التنسيق بين السياسات الخاصة والعامة للمؤسسة مع المؤسسات الأخرى ومع سياسات واتجاهات الدولة
•    إعداد الاتجاهات اللازمة والمتعلقة بالنواحي الفنية والإدارية عن طريق الاستعانة بالخبراء
•    حضور الاجتماعات مع الرئيس
•    حضور المؤتمرات الصحفية والتمتع بحق الإجابة عن الأسئلة الموجهة له والمتعلقة بالمؤسسة
•    مرافقة الرئيس في رحلات العمل إذا طلب منه
•    تدوين ملاحظات وتعليمات الرئيس والعمل على تحقيقها .


السكرتير القانوني :


أعمال السكرتير القانوني:


•    فحص القضايا المرفوعة ضد المنشأة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ، وإبداء الرأي فيها
•    يقوم بإعداد مذكرات الإشعار أو الأخطار للمنشآت أو للأفراد في ارتكابهم لأخطاء إدارية مع منشأته
•    دراسة الأنظمة والمشروعات والقوانين ووضعها في صيغة قانونية مناسبة
•    صياغة القرارات الإدارية من الناحية القانونية قبل إصدارها .
•    الرد على الشكاوى والتظلمات الواردة من الأفراد والمنشآت الأخرى
•    دراسة حالات النقل والترفيع والعلاوات من الناحية القانونية والتنصيب بها إلى الجهات المختصة
•    يحضر الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية 


السكرتير الصحفي


أعمال السكرتير الصحفي :


•    الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمنشاة ولصقه على ورق معد خصيصا لهذا الغرض ، وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه . وبعد تلقى الرد يعرضه على الرئيس ثم إلى الصحف للنشر
•    يزود الرئيس بجميع الأنباء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته
•    يطلع على جميع الصحف العالمية ويترجم المقالات المهمة منها إلى اللغة العربية ويعرضها عل الرئيس
•    يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس ، وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ، ويتلقى أسئلتهم ويعد الرد عليها .


السكرتارية الطبية :


إن القائمين بأعمال السكرتارية الطبية عادة يكونون متخصصين في أعمال السكرتارية والأعمال الإدارية مع تزويدهم بخلفية في المجال الطبي الذي يعملون فيه
أعمال السكرتير الطبي :


•    استقبال المرضى وأفراد عائلاتهم
•    حفظ سجلات المرضى
•    معالجة البريد الوارد والصادر الخاص بالمؤسسة الطبية أو عيادة الطبيب
•    استقبال المكالمات الهاتفية  والرد عليها
•    إعداد كشوف الحساب الخاصة بالمرضى
•    كتابة الرسائل والتقارير والبحوث .
•    تزويد العيادة أو المستشفى بالمستلزمات الضرورية 


السكرتير الإحصائي :


•    يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة .


 

اضغط هنا للاطلاع على دليل السفراء   من سفراء الأكاديمية:
 محمد عبد الرحمن أحمد  الاسم الثلاثي:
 السعودية  بلد الإقامة:
 محاسب عام  العمل الحالي:
 +966502804168  رقم الجوال :
   الوقت المفضل للاتصال :
 

محاسب عام

دبلوم محاسبة

 
المؤهلات الأكاديمية:

 

قالوا عنا:

الماجستير التخصصي

دكتوراه إدارة الأعمال

إحصائيات

36097570الزوار من 1/7/2004:

قاموس المصطلحات

الأكثر مشاهدة

مسابقة الأكاديمية

Close

تقيم الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي مسابقة شهرية يمكن لجميع زوار موقعها الإلكتروني الاشتراك بها والتي تتيح الفوز بجهاز 3IPad أو رحلة سياحية إلى بريطانيا أو دورة لغة إنجليزية في لندن.

للتفاصيل انقر هنا